Phần mềm ERP là gì? Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên sử dụng?

1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì? Phân biệt ERP với CRM

ERP đã được ứng dụng nhiều tại các doanh nghiệp quốc tế. Những năm gần đây phần mềm này cũng nhanh chóng được áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam và nhận nhiều đánh giá tốt. 

Bạn đang đọc: Phần mềm ERP là gì? Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên sử dụng?

Điều quan trọng trước tiên khi muốn tiếp cận phần mềm này là bạn cần biết ERP là gì cũng như phân biệt ERP và CRM khác nhau như thế nào.

Những thông tin được cung cấp sau đây sẽ vô cùng hữu ích cho bạn.

1.1. ERP là gì? Khái niệm cơ bản về phần mềm ERP

ERP (viết đầy đủ Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phổ biến trên thế giới hiện nay, cung cấp nhiều lợi ích trong việc điều hành, quản lý doanh nghiệp.

Hệ thống cho phép người dùng tiếp cận những dữ liệu nội bộ được chia sẻ để quản lý các hoạt động hàng ngày trong công việc tốt hơn.

Định nghĩa về ERP cũng đã nêu lên 3 phần cụ thể:

R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp quản lý có thể tận dụng tối đa tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.

P-Planning: Phần mềm ERP sẽ giúp các nhà quản lý hoạch định các kế hoạch, phương án, nghiệp vụ trong việc sản xuất, kinh doanh. Chức năng này sẽ giúp bạn vạch ra hướng đi sắp tới cho doanh nghiệp, tính toán các kế hoạch, dự trù chi phí và dự báo những việc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.

VD: Nhờ vào ERP, các quản lý có thể lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho một dự án mới, tính toán kinh phí phải bỏ ra là bao nhiêu, tiến độ thực hiện cũng như làm sao để tránh lượng tồn kho lớn.

E-Enterprise: Sau cùng thì thứ mà ERP nhắm đến chính là doanh nghiệp. Phần mềm tiện ích này được tạo ra với mục đích là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban trong công ty, cung cấp và chia sẻ cũng thông tin cần thiết để các hoạt động diễn ra mạch lạc. Ngoài ra phần mềm còn tăng tính tự động trong hoạt động của các phòng ban cũng như giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ.

1.2. Tổng quan về mô hình hoạt động của phần mềm ERP

Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ All-in-One, gồm tất cả hoạt động của doanh nghiệp trong một phần mềm duy nhất. Theo đó, phần mềm ERP sẽ liên kết các ứng dụng cũng như các module khác nhau để phục vụ từng bộ phận khác nhau. Hệ thống cũng sẽ tự động hóa các hoạt động có liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp để tối ưu hóa thời gian cũng như hiệu quả của hoạt động, giúp các công việc diễn ra có quy trình và chạy trơn tru hơn.

1.3. Đặc điểm đặc trưng của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang một số đặc trưng mà người dùng cần lưu ý. Những đặc trưng này có thể đem lại nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng và tạo nhiều giá trị cho doanh nghiệp.

1.3.1 Khả năng đồng bộ

Phần mềm ERP đảm bảo khả năng kết nối với mọi phòng ban, mọi bộ phận và các quy trình của việc kinh doanh cũng được lên hệ thống và sắp xếp một cách quy chuẩn, hợp lý nhất. Khả năng liên kết nội bộ của phần mềm ERP sẽ được xét qua các khía cạnh:

IT: kết nối và đồng bộ các phần mềm cùng như phần cứng một cách thật ổn định

Phối hợp các bộ phận, phòng ban: đảm bảo sự liên kết của các phòng ban với nhau

Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp: duy trì sự phối hợp của các team trong hoạt động kinh doanh chung cũng như các quy trình kinh doanh khác.

1.3.2 Sự linh hoạt

Tính linh hoạt được đề cao trong việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng giúp các phòng ban nắm bắt kịp thời các thông tin mới và vận hành có hiệu quả nhất, hạn chế tối đa độ trễ thông tin. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải thuộc dạng Open-Source và tùy vào từng doanh nghiệp mà họ có thể thiết kế lại hoặc chỉnh sửa để phù hợp với môi trường công ty.

1.4. Phân biệt phần mềm ERP với CRM

Cần phân biệt sự khác nhau giúp ERP và CRM bởi bạn có thể nhầm lẫn giữa hai phần mềm quản trị doanh nghiệp này.

Thực tế, ERP là phần mềm tập trung vào tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp, khác với phần mềm tập trung chủ yếu vào phát triển mối liên hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng như CRM.

Sự khác biệt giữa ERP và CRM sẽ được thể hiện trong bảng so sánh sau đây:

Các đặc điểm	ERP	CRM
Mục tiêu	Tối ưu quy trình hoạt động bên trong doanh nghiệp	Chủ yếu phát triển mối quan hệ với khách để tạo giá trị lâu dài
Cách thức hoạt động	Quản lý: Tài chính – Kế toán – Nhân sự – Dự án – Sản xuất	Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, Hỗ trợ cho việc bán hàng, tạo sự gắn bó giữa khách hàng và doanh nghiệp
Chi phí	Chi phí khá cao	Chi phí thấp
Độ linh hoạt	Áo dụng được cho các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ	Dành cho mọi doanh nghiệp

Với những thông tin được cung cấp như trên, bạn có thể nhận biết những khác biệt cơ bản giữa ERP và CRM. Nếu đang phát triển một doanh nghiệp và cần đến một phần mềm quản lý thì bạn có thể cân nhắc một cách hợp lý.

1.5. Sự khác nhau giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ khác

Sự khác biệt cơ bản giữa ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ khác chính là sự tích hợp. Nhiều phòng ban của các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý độc lập, riêng lẻ và không có tính liên kết. Việc chuyển đổi thông tin thường được thực hiện một cách thủ công tốn nhiều thời gian. Vì vậy sẽ khó khăn hơn trong việc kiểm soát thông tin, cũng như việc chia sẻ và liên kết cũng gặp nhiều trở ngại, hiệu suất làm việc sẽ thấp hơn rất nhiều.

Tìm hiểu thêm: Cách sử dụng tai nghe Huawei FreeBuds 5i kết nối với điện thoại

Trong khi đó, ERP là một phần mềm duy nhất nhưng có thể cung cấp các module với nhiều chức năng khác nhau phù hợp với nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, các bộ phận có thể cùng sử dụng hệ thống thông tin này để chia sẻ và quản lý, đồng bộ thông tin, đảm bào cho việc vận hành diễn ra trơn tru và công việc được xử lý, báo cáo một cách nhanh chóng.

Nhìn chung thì phần mềm ERP có tính chuyên nghiệp và hiệu suất cao hơn rất nhiều. Cả doanh nghiệp có thể sử dụng chung phần mềm và hệ thống dữ liệu này mà không cần phải phân tách thành từng phần mềm riêng lẻ cho các phòng ban.

1.6. Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp của bạn

Như đã nói thì phần mềm ERP mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Một số lợi ích sẽ được liệt kê sau đây:

1.6.1 Đáp ứng nhu cầu hỗ trợ cho các nhân viên

Cốt lõi của phần mềm ERP là giảm thiểu công sức cho các nhân viên với việc có thể tự động hóa các quy trình xử lý công việc, cung cấp thông tin cũng như quyền truy cập dữ liệu một cách đơn giản. Bên cạnh đó, việc phân cấp, phân quyền còn giúp kiểm soát dữ liệu và tránh rò rỉ thông tin một cách tốt nhất.

1.6.2 Tăng hiệu suất sản xuất, xác định rõ ràng quy trình doanh nghiệp

Hệ thống ERP yêu cầu doanh nghiệp phải lên một quy trình hoạt động và xử lý công việc một cách rõ ràng, các quy trình kinh doanh phải được quy chuẩn hóa, nhờ đó quá trình làm việc của nhân viên sẽ được mạch lạc, liền mạch hơn. Nhờ việc lên kế hoạch và tính toán quy trình rõ ràng mà doanh nghiệp sẽ hạn chế được những điểm thắt nút cổ chai trong khâu sản xuất cũng như tối ưu hóa hoạt động của các phòng ban.

1.6.3 Xử lý đơn hàng nhanh, hoàn chỉnh, chính xác

Với các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất thì quy trình xử lý đơn hàng là rất quan trọng. Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được ERP cải thiện và hoàn chỉnh hơn. 

Nhân viên cũng có thể theo dõi lịch sử giao dịch của khách hàng, hạn mức tín dụng, lượng hàng tồn kho và các dữ liệu khác để nhanh chóng xử lý đơn hàng.

1.6.4 Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu tốt nhất

Việc sai sót trong quá trình nhập dữ liệu là không thể tránh khỏi, tuy nhiên khi đã có phần mềm ERP, những sai sót này sẽ được hạn chế bởi thông tin được chia sẻ với các phòng ban và mọi người có thể kiểm tra lại các thông tin đã nhập.

1.6.5 Nghiệp vụ kế toán tin cậy tuyệt vời

Hệ thống ERP cung cấp module cho bộ phận kế toán để giảm thiểu các sai sót của kế toán viên trong quá trình hạch toán, nhờ các số liệu sẽ trở nên chính xác hơn so với việc làm thủ công.

1.7. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên sử dụng ERP?

Với các doanh nghiệp lớn thì họ rất cần đến những phần mềm quản lý doanh nghiệp như ERP, tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì họ lại chưa “mạnh dạn” áp dụng hệ thống này vào việc vận hành.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nào mà không muốn mở rộng và phát triển và để có thể làm được điều đó, bạn cần có một phần mềm chung đa tính năng để hỗ trợ vào công việc quản lý cũng như kinh doanh. Vì thế nên ERP sẽ là phần mềm cần thiết để bạn phát triển doanh nghiệp cũng như công việc kinh doanh. Những lợi ích của phần mềm này bạn đã biết ở phần trên và dựa vào đó, bạn có thể thấy là nó hỗ trợ rất nhiều cho các loại hình doanh nghiệp khách nhau.

1.8. Một số nhược điểm của phần mềm ERP

Mặc dù có rất nhiều ưu điểm nhưng bất kỳ phần mềm nào cũng có những nhược điểm tùy theo góc nhìn của từng doanh nghiệp. ERP cũng có một số điểm hạn chế cần lưu ý như sau:

1.8.1 Chi phí của một phần mềm ERP khá cao

Vì là một phần mềm All-in-One nên chi phí cho ERP khá cao và có thể tiêu tốn một khoản ngân quỹ lớn cho các bước chuẩn bị, triển khai. Chi phí trả trước cho một hệ thống ERP cũng khá cao và điều nào có thể làm “chùng chân” những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, hiện nay đã có một giải pháp là sử dụng điện toán đám mây Cloud ERP, nhờ đó bạn chỉ phải trả tiền hàng tháng và có thể xoay vòng vốn linh hoạt chứ không cần trả trước số liền lớn.

1.8.2 Tốn nhiều thời gian và nhân lực để triển khai

Việc hoàn thiện một hệ thống ERP đòi hỏi sự hợp tác hiệu quả của 2 yếu tố: tốc độ cung ứng cũng như triển khai phần mềm và việc làm quen của doanh nghiệp sử dụng.

Trong quá trình chuẩn bị để một hệ thống ERP đi vào hoạt động cần có những bước rõ ràng mà quan trọng nhất là việc lên dữ liệu cho hệ thống để có thể đi vào hoạt động một cách hiệu quá. Quá trình đó sẽ tiêu tốn một khoản thời gian và nhân lực để thực hiện được.

1.9. 3 tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm

Không phải mô hình doanh nghiệp nào cũng phù hợp với việc áp dụng phần mềm ERP vào trong hoạt động của công ty. Để đánh giá doanh nghiệp của bạn có phù hợp với hệ thống quản lý này hay không, bạn cần phải dựa vào các tiêu chí sau:

1.9.1 Đặt ra nhu cầu và mục tiêu của công ty

Bạn cần liệt kê những khoản cần thiết cũng như mong muốn đối với doanh nghiệp trước khi triển khai hệ thống ERP, đặc biệt là những tính năng “must-have” cần cho việc hoạt động, sản xuất.

1.9.2 Lấy lời khuyên từ nhiều nguồn khác nhau

Lời khuyên từ những người đi trước chưa bao giờ dư thừa, bạn có thể tham khảo ý kiến và kinh nghiệm từ những nhà quản lý, những chủ doanh nghiệp mà họ đang áp dụng ERP vào trong các hoạt động của công ty. Họ sẽ có những đánh giá thực tế nhất về quá trình chuẩn bị, triển khai, cài đặt cũng như những kết quả sau khi sử dụng một thời gian.

>>>>>Xem thêm: Cách khôi phục tin nhắn Zalo trên điện thoại đơn giản và hiệu quả nhất

1.9.3 Lập nguồn quỹ đầu tư riêng và phát triển kế hoạch triển khai trong thực tế

Để có thể ứng dụng ERP một cách hiệu quả, doanh nghiệp của bạn cũng cần lập một quỹ vốn riêng để dự trù các chi phí ẩn phát sinh trong quá trình vận hành.

1.10. Phần mềm ERP là phương pháp quản lý doanh nghiệp của tương lai

Với những lợi ích lâu dài có thể đem đến cho doanh nghiệp, nếu bạn triển khai và vận hành phần mềm ERP vào kinh doanh một cách hiệu quả thì những giá trị khai thác được sẽ vô cùng lớn. Mặc dù thời gian triển khai khá lâu, có thể kéo dài từ vài tháng đến hơn 1 năm, tuy nhiên nếu tích cực triển khai và duy trì một cách hợp lý thì đây sẽ là hệ thống lý tưởng cho hầu hết mọi doanh nghiệp Việt Nam trong tương lai.

2. Tổng kết

Sau những chia sẻ trên, hẳn bạn cũng đã rõ ERP là gì cũng như có được những thông tin cơ bản về việc vận hành cũng như những ích lợi mà phần mềm quản lý doanh nghiệp này mang lại.

Hi vọng bài viết này sẽ thật hữu ích cho những ai đang trên cong đường phát triển sự nghiệp kinh doanh, quản lý của mình.

Những tin tức hấp dẫn khác về những ứng dụng hay, phần mềm hiệu quả cũng được sẻ thêm trong các bài viết tiếp theo của Suachuadienthoai.edu.vn. Đừng bỏ lỡ nhé!